¿Qué es la Ley de Pareto? ¿Qué es la Ley de Parkinson? En el post de hoy, te hablo de estas dos máximas que puedes comenzar a aplicar a tu vida para mejorar tu productividad personal y ser un poquito más feliz.

Peter Drucker: "Lo que puede medirse puede mejorarse".

Steven Wright: "Vi un banco en el que ponía <<Banca 24h>>, pero, ¡yo no tengo tanto tiempo!"

Séneca: "El gusto por el ajetreo no es diligencia"

Introducción

Productividad y Redes Sociales

¿Alguna vez te has preguntado cómo es posible que algunas personas de tu feed de noticias y actualizaciones en redes sociales parezcan, literalmente, vivir en esa red social; O cómo es posible que existan personas constantemente al día de las últimas noticias y eventos y además les de tiempo para compartirlo en redes sociales mientras siguen generando contenidos?

Sí, sin duda, son muchas las personas que pasan demasiado tiempo conectadas a la red, pero en la mayoría de los casos, esta circunstancia tiene truco, y junto con unos tips de productividad, hoy desvelamos algunos de sus secretos.

Pero antes, un dato curioso (y preocupante).

Ya mencionamos en otro post que vivimos demasiado conectados a la red.

Recientemente, el Informe Mobile en España y en el Mundo de Ditrendia (2017) revelaba que aproximadamente pasamos un 93% del día "enganchados" a la red: durante las compras, el trabajo, el tiempo de ocio, viendo la televisión, hablando con familiares o amigos, comiendo en el restaurante e incluso mientras cruzamos la calle.

Todo esto, con más de la mitad de la población mundial con acceso a internet y 9 de cada 10 usuarios a razón de consultar sus redes sociales -con una media de 6 horas de conexión al día- viene a suponer que el usuario medio de las nuevas tecnologías pasará aproximadamente un tercio de su vida pegado a una pantalla.

Por qué es importante la productividad para emprender

Comencemos con un poco de historia.

Ya el famoso economista francés Jean-Baptiste Say a mediados del siglo XIX, nos obsequiaba con una conceptualización de qué debe entenderse por emprendedor, y que a mí personalmente, me encanta. 

Así (invitándote a que releas esta frase) definía al emprendedor como:

"Alguien que traslada recursos económicos desde un ámbito donde producen menos a otro donde rindan más."

Simple ¿verdad? 🙂

Pero, ¿Qué podemos sacar de esta definición aplicado a nuestra sociedad actual y a nuestra profesión?

Fácil.

Si quieres emprender, habrás de aplicar tus recursos económicos (tierra, trabajo, capital y tecnología) a las actividades correctas y más idóneas (Ley de Pareto) y siguiendo la metodología más adecuada de eficacia/eficiencia (Ley de Parkinson). Es decir, y en una palabra: priorizando.

Ley de Pareto: orígenes y ejemplos.

Orígenes de la Ley de Pareto

Vilfredo Pareto (1848-1923), un brillante ingeniero y catedrático de economía política, nos dejó algo más que un nombre curioso para recordar y su famoso Curso de economía política del que "disfrutan" tantos estudiantes de economía alrededor del mundo: <<La ley de distribución de los ingresos o principio 80/20>>.

Una fórmula matemática que demostraba una distribución extremadamente desequilibrada (pero predecible) de la riqueza de la sociedad.

Así, de manera inalterable, nuestro amigo Vilfredo descubrió y constató que el 80% de la riqueza y los ingresos se producían y estaban en manos del 20% de la población.

Pero más allá aún, descubrió que esta fórmula se cumplía también en ámbitos muy distintos al económico. Y tras comprobar en su propio jardín que el 80% de su producción de guisantes salían del 20% de las vainas que había plantado, determinó que esta relación 80/20 puede encontrarse, y de hecho así ocurre, en casi cualquier parte o factor natural. 

Ejemplos Ley de Pareto

Algunos ejemplos de la Ley de Pareto son:

• El 80% de la producción procede del 20%} de los insumos.
• El 80% de las consecuencias se deriva del 20%de las causas.
• El 80% de los resultados procede del 20% de los esfuerzos realizados y del tiempo invertido.
• El 80% de los beneficios de una empresa proviene del 20% de sus productos y clientes.
• El 80% del total de ganancias obtenidas en la Bolsa va a parar al 20% de los inversores y tiene su origen en el 20% de los valores de una cartera individual.

De hecho, afirma nuestro querido amigo italiano en el referido Curso de economía política que la proporción, incluso, suele inclinarse todavía más, hasta extremos tan paradójicos como ciertos de un 90/10; 95/5 o 99/1.

Aunque insiste en que, lo mínimo que hay que buscar es el 80/20, que fija como fórmula universal.

Cómo aplicar la Ley de Pareto y Regla 80/20 en la vida diaria

Visto lo anterior, resulta más que adecuado aplicar estos descubrimientos a todo cuanto hagamos en nuestra vida, tanto personal como profesionalmente. 

Así, dos preguntas que yo me hago todos los días y que te invito a que tú también te hagas son:

• ¿Qué 20% de causas son responsables del 80%de mis problemas e infelicidad?
• ¿Qué 20% de causas producen el 80% de mi felicidad y deseos cumplidos?

De hecho, el preclaro guru del lifestyle y la productividad, Timothy Ferriss, va aún más lejos, y resume el principio de Pareto en una frase:

"La mayoría de las cosas que hacemos no cambian nada".

Sin duda, debemos ser conscientes de que "mantenerse ocupado" es una forma de pereza y de desconexión de nuestro propio ser.

Es más, en una sociedad tan "ajetreada" como la nuestra, y con la actividad en redes sociales a la orden del día como un automatismo de improductividad autoimpuesto, es un ejemplo perfecto de que un pensamiento perezoso y procrastinador deriva en acciones indiscriminadas y sin sentido.

Sé que lo sabes, pero, es hora de poner un poco de orden en tu vida... 

Sin embargo -y seguro que algo dentro de ti te dice que ya te has dado cuenta- sentirse abrumado es tan improductivo como no hacer nada.  Aunque peor, pues resulta mucho más desagradable.

Enseñanza: Ser selectivo (hacer menos) es el camino hacia la productividad. Céntrate en lo poco que es importante e ignora el resto.

Ley de Parkinson: orígenes y ejemplos.

Orígenes de la Ley de Parkinson

Llámalo de "formación profesional", pero sí, el post de hoy, como buen jurista, va de "leyes", y aquí va otra imprescindible: La Ley de Parkinson.

Aunque en este segundo caso, esta es especialmente curiosa, y muy cierta, como comprobarás.

Enunciada por el historiador naval Cyril Northcote Parkinson, afirma que:

"El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

Seguro que no es un gran descubrimiento para ti, pero te invito a que consultes el noticiero general o cualquier telediario. Sin duda, es muy posible de que te des cuenta, de que casi toda la información que nos llega en el día a día es inútil o no te aporta beneficios directos (ni a tu negocio ni a tu higiene mental).

La terrible consecuencia de esto (y a pesar de que las plataformas de streaming de contenidos multimedia están poco a poco cambiando esto) es que, nuestro tiempo se pierde en ese mar de información según la cantidad que tenemos del mismo.

Así por ejemplo, es por ello que si, en la obligación (o en nuestro compromiso) de realizar una actividad nos imponen -o establecemos- un plazo muy largo, acabaremos por dedicar un 90%del tiempo para preparar la actuación y trabajaremos concentrados y focalizados tan sólo en el 10% restante.

En conclusión: una auténtica pérdida de tiempo y de recursos.

Ejemplos Ley de Parkinson

Algunos ejemplos de la Ley de Parkinson podrían ser:

• Si te dan un plazo de 3 meses para hacer un trabajo, fijarte un plazo más corto para no procrastrinar hasta el último momento.
• Si te planteas un plan de vida de aquí a 10 años, preguntarte, qué te impide tomar las acciones en un plazo de 6 meses.

Consecuencias de la Ley de Parkinson

La experiencia y la formulación de la Ley de Parkinson demuestran que, además, el producto final confeccionado en el plazo más corto será casi invariablemente de igual o mayor calidad que el trabajo realizado en el periodo más largo.

Enseñanza: Una tarea crecerá en importancia y complejidad (PERCIBIDAS) en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo. En consecuencia, acorta o ajusta tus tiempos de trabajo dedicado a una actividad para ser más productivo.
 

Cómo mejorar la Productividad Personal

Visto lo anterior, te daré la clave para no agobiarte, y que ya grandes maestros de la productividad como Stephen R. Covey llevan anunciando durante décadas:

La clave para no agobiarse es tener siempre presente que, "carecer de tiempo, es realmente carecer de prioridades".

Como diría mi buen amigo y emprendedor Phil Hugo y como siempre han dicho referentes como Tony Robbins o Tara Brach: "Tómate tiempo para detenerte a oler las rosas" (o como en este caso, como nuestro amigo Vilfredo, a contar las vainas).

De las dos leyes anteriores podemos sacar dos grandes conclusiones:

• LEY DE PARETO: limita tus tareas a las importantes para trabajar menos tiempo y de manera más efectiva y productiva.
• LEY DE PARKINSON: acorta tu tiempo de trabajo para limitar tus tareas a las más importantes.

En conclusión, combina ambas leyes y úsalas juntas. 

Detecta cuáles son las pocas tareas fundamentales que te generan más felicidad y establece plazos claros y muy cortos para realizarlas.

Por ejemplo:

En mi caso, tareas como consultar el correo electrónico, publicar o revisar mis redes y página web o mantener conferencias (actividades aparentemente improductivas, que normalmente adoptan la forma de interrupciones o "descansos" de tu trabajo principal y que se han demostrado, provocan una media de 25 minutos hasta que vuelves a tu actividad principal), son todas ellas actividades que -aplicando la Ley de Parkinson- concentro en un sólo momento del día, y oriento -como diría Bruce Lee y en aplicación de la Ley de Pareto- con "laser-like focus" a esas actividades.

En consecuencia: terminando mucho antes, y con mejores resultados.

Cómo aplicar la Ley de Parkinson en el Trabajo: ejemplo práctico en la Creación de contenidos.

Hecho el comentario sobre el establecimiento de prioridades, y la exhortación a que lleves unas vida más ordenada, pasemos a hablar de la herramienta que, cuando tienes un negocio online, puede suponerte un antes y un después.

Así, por ejemplo, una vez tengas claro tu calendario de publicaciones, convertirán tu actividad en redes sociales en algo mucho menos hostil para tu agenda, en una actividad mucho más dinámica y que -si eres organizado- no te llevará más de un par de horas para fijar varias semanas de contenidos... ¡En un sólo día!

¿Qué es Hootsuite?

A ningún Community Manager le resultará desconocida esta aplicación que podemos usar tanto en web como en móvil (Android/IOS)y que tan famosa se ha hecho gracias a su mascota corporativa: un pequeño mochuelo.

Pequeño mochuelo, que personalmente me recuerda al "Mochuelo de Palas Atenea", diosa de la sabiduría, las artes y las técnicas de la guerra -además de la protectora de la ciudad de Atenas y la patrona de los artesanos.

Uno de los grandes símbolos de la filosofía y que sin duda, es buena señal de que esta herramienta, sin duda, tiene mucho que decir y que aportar.

Básicamente Hootsuite facilita la búsqueda, programación, gestión y análisis de la efectividad de tu contenido en redes sociales al tiempo que te permite programar las publicaciones de todas tus redes sociales desde un mismo sitio.

Es decir, puedes publicar, programar o interactuar con tu feed y tu comunidad de Facebook, Instagram, Twitter y LinkedIn entre otras, desde una misma pantalla.

Sin entrar dentro de sus muchas y variadas funcionalidades de pago (cuatro planes desde los 25€, 109€, 599€ y a determinar para grandes empresas) baste comentar que, a priori, para una única cuenta y hasta los cinco mil seguidores, se trata de una aplicación COMPLETAMENTE GRATUITA.

Por su parte, alertaros de que con la versión gratuita, Hootsuite  tan sólo os dejará realizar 30 publicaciones programadas al mes.

En mi caso, llevo usándola ya desde hace algún tiempo, y pese a que existen otras muchas y con funcionalidades realmente increíbles como la española Metricool u otras también muy competentes como Everypost, Buffer o Postcron, para mi Hoosuite es la más completa y la que se ha ganado una merecida posición entre los gestores de comunidades online tanto de pequeñas, como de grandes cuentas de la lista Fortune como VISA, Accor Hotels o Penn Mutual.

Funcionalidades

• PROGRAMACIÓN: Escribe tus post y dales seguimiento comprobando el ROI de tus redes con informes personalizados. Podrás subir tus contenidos hoy, y automatizar el que vayan saliendo en los días y horas que tú establezcas. Por ejemplo, coincidiendo con grandes eventos o acontecimientos que ya tengas confirmados o para cubrir periodos de tiempo en los que por viaje o trabajo no puedas atender tus redes y preveas una bajada importante de interacción con tu comunidad.
• ANÁLISIS SOCIAL: interesante función para evaluar el impacto de las campañas y medir las conversiones sociales dividiendo entre ROI pagado y orgánico.
• MONITOREO: sin duda una de las funcionalidades más útiles, que te ayudará a encontrar y filtrar conversaciones sociales por keywords, hashtag y ubicación, en varios idiomas y así escuchar lo que la gente dice sobre tu marca, competencia y sector.

Conclusión

La procrastinación o el focalizar nuestros esfuerzos en tareas improductivas no es nada nuevo para cualquier persona en particular y para el ser humano en general.

Así lo han demostrado grandes personajes de la historia como Abraham Lincoln, a quien consciente de ello, se le atribuye la célebre frase:

"Dame seis horas para cortar un árbol, y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha". 

Realmente, espero que este post te haya resultado útil. 

Para mi, ser eficaz es hacer cosas que te acerquen a tus metas; mientras que ser eficiente es llevar a cabo una tarea determinada -independientemente de que sea importante o no- de la manera más económica posible.

Dado que -y sin que podamos hacer nada- parece que ser eficiente sin pensar en la eficacia es el modo en que el universo funciona por defecto, tan sólo espero que con este post hayas identificado TRES OBVIEDADES UNIVERSALES, y que, entrando o no en tus planes las redes sociales -mi recomendación- considero aplicables a cualquier tarea que te propongas:

• Hacer algo intrascendente bien, no lo convierte en importante: en cuanto a las redes sociales, diferirán mucho las opiniones, pero siendo mi consejo el que las trabajes como emprendedor, antes de nada, nunca olvides pasar el triple filtro: (1) Pareto; (2) Parkinson; (3) Priorización= que lo importante en la vida sea que lo más importante sea lo más importante.
• Exigir mucho tiempo, no convierte una tarea en importante: en consecuencia, no confundas ambas cosas y si te ves obligado a hacer algo que consideras superfluo o carente de importancia. No lo hagas o hazlo rápido.
• Finalmente, recuerda siempre que LO QUE HACES es infinitamente más importante que CÓMO LO HACES. Por supuesto, la eficiencia seguirá jugando su papel y continuará importando, pero es y será siempre inútil si no la aplicas a lo correcto. Aplica siempre y en todo lo que hagas el 80/20. Más de un siglo de estudio avala su eficacia como uno de los secretos del éxito personal y profesional.